Archivierung elektronischer Kontoauszüge


Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug mehr und mehr an Bedeutung zumal Online-Banking auch zukünftig eine große Bedeutung haben wird. Die Kontoauszüge werden von den Banken zunehmend nur noch elek­tronisch bzw. in digitaler Form versendet. Teilweise handelt es sich dabei um Bild­dateien (z.B. tif-/pdf-Format), teilweise aber auch um maschinell auswertbare Daten (z. B. csv-Datei). Das Bayerische Landesamt für Steuern macht zu diesem Thema in einer aktuell veröffentlichten Mitteilung vom 18.04.2017 auf folgende Punkte aufmerksam: Die Datenverarbei­tungs- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der Abgabenordnung (AO), den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Dabei ist es irrelevant, um welche Formate es sich handelt. Im betrieblichen Bereich sind sie zwingend auch elektronisch aufzubewah­ren. Das Aufbewahren eines Papierausdruckes des elektronisch versandten Kontoauszugs wird nicht als ausreichend angesehen. Das Archivsystem muss insbesondere allen Anforderungen der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen, um nicht gegen die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung zu verstoßen. Auch eine Löschung des elektronisch versandten Kontoauszugs wäre schädlich. Im privaten Bereich genügen dagegen grund­sätzlich ausgedruckte online-Kontoauszüge. Im betrieblichen Bereich sind die Daten jedoch für die Dauer der Aufbewahrungspflicht zu speichern, gegen Verlust zu sichern und maschinell auswertbar vorzuhalten. Im Falle einer Außenprüfung sind die Daten „zur Verfügung zu stellen“. Gerade die jüngste Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes scheint sozusagen das Startsignal für eine verschärfte Prüfung durch die Finanzverwaltung gewesen zu sein, um nun im Rahmen von Betriebsprüfungen Zugriff auf Vor- und Nebensysteme zu nehmen und um die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zu verlangen. Offen bleibt für viele Bereiche, welche steuerlichen Folgen eine Verletzung der Aufbewahrungs- und Sicherungspflichten auslösen werden. Die Betriebe sind gut beraten, zur Vermeidung unnötiger Belastungen, auch in Form rechtlicher Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung, dem Bereich der ordnungsgemäßen Buchführung die nötige Aufmerksamkeit zu widmen, da das Thema GoBD nun stets auf der Prüfungsagenda der Finanzverwaltung stehen wird.