Digitaler Bewirtungsbeleg: Rechnung und Zusatzangaben gehören zusammenDigitaler Bewirtungsbeleg: Rechnung und Zusatzangaben gehören zusammen

Wer beispielsweise Geschäftspartner im Hotelrestaurant bewirtet, kann den gesamten Bewirtungsnachweis digital führen. Nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 darf die Rechnung elektronisch empfangen oder ein Papierbeleg eingescannt beziehungsweise fotografiert werden.

Für die steuerliche Anerkennung sind zusätzlich folgende Schritte erforderlich:

Angaben zeitnah ergänzen: Namen der Teilnehmer einschließlich des Bewirtenden und den konkreten geschäftlichen Anlass erfassen, beispielsweise „Besprechung des Angebots für Projekt X“.

Digital freigeben: Die Angaben elektronisch unterschreiben oder genehmigen. Erstellung und Freigabe müssen mit ihrem jeweiligen Zeitpunkt aufgezeichnet werden.

• Eindeutig verknüpfen: Den digitalen Eigenbeleg dauerhaft der zugehörigen Rechnung zuordnen, etwa über eine Belegnummer im Dokumentenmanagementsystem.
• Nachvollziehbar archivieren: Nachträgliche Änderungen müssen dokumentiert werden. Die Aufbewahrung muss den GoBD entsprechen; das Verfahren ist in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Ein bloßes Foto der Restaurantrechnung ohne ergänzte Bewirtungsangaben und dokumentierte Freigabe reicht für den vollständigen Nachweis nicht aus.

Bei einer strukturierten E-Rechnung, etwa einer XRechnung oder einer entsprechenden ZUGFeRD-Rechnung, muss mindestens der strukturierte Rechnungsteil unversehrt im ursprünglichen Format erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder Screenshot allein genügt dafür nicht.

Unser Tipp: Nutzen Sie eine digitale Beleglösung, die Steuersätze getrennt erfasst und Bewirtungsangaben, Freigaben und Archivierung in einem nachvollziehbaren Ablauf verbindet. Unterscheiden Sie dabei Reisekosten von geschäftlicher Bewirtung: Das eigene Frühstück auf einer Dienstreise ist nicht allein deshalb eine Geschäftspartnerbewirtung und erfordert keinen entsprechenden Bewirtungsnachweis.